ניהול פרוייקטים: אלו השלבים שאתם צריכים להכיר

תהליך של ניהול פרויקטים במסגרת העבודה חייב להתבצע במסגרת של שלבים מסודרים, וזאת מתוך מטרה להוביל בסופו של דבר לביצוע מושלם שיוביל גם לעמידה מדויקת בזמנים. כל עיכוב בניהול פרויקט מגלם בחובו הוצאות כספיות כבדות לצד עיכובים של פרויקטים אחרים שנמצאים בקנה, ועל כן מעבר על השלבים הוא הכרחי בעבור כל מנהל פרויקט. אם גם אתם עתידים לנהל פרויקט קטן או גדול במסגרת העבודה, להלן השלבים שאתם צריכים ליישם בשביל להשלים את הפרויקט על הצד הטוב ביותר.

שלב ראשון – התנעת הפרויקט באמצעות המטעה של מערכת לניהול משימות

השלב הראשון והחשוב ביותר הוא להטמיע מערכת לניהול משימות אשר מאפשרת לכם לעקוב, לנהל ולתכנן את המשימות של הפרויקט. הסטארטאפ הישראלי מאנדיי מהווה דרך מצוינת להתניע את הפרויקט שלכם, וזאת בשל מערכת מתקדמת ונוחה מאוד לשימוש אשר מאפשרת לעקוב, לנהל ולעדכן את השלבים השונים בפרויקט, כולל יכולת לתעדף משימות. מדובר במערכת מצוינת שתסייע לכם להתחיל ולהתניע את הפרויקט, במינימום מאמץ ועם שימת דגש על ניהול אפקטיבי.

שלב שני – קביעת לוחות זמנים

פרויקט מוצלח הוא פרויקט אשר מעוגן בלוחות זמנים מדויקים. ניהול זמן נכון מאפשר לכם כמנהלי הפרויקט ליצור רגיעה ושקט אך גם יכולת לנתח את התקדמות הפרויקט, בזמן אמת. קבעו מראש את לוחות הזמנים לצד פגישות שוטפות שנועדו לסייע לכם לקבל שליטה על ההתקדמות של המשימות במסגרת ניהול הפרויקט, לצד עדכון של הלקוח.

שלב שלישי – ניהול סיכונים

למרות הרצון הטוב, לא פעם עשויים להתרחש מצבים שגורמים לעיכוב של הפרויקט בעקבות חריגה מלוח הזמנים או חריגה תקציבית. ניהול סיכונים הוא שלב חיוני בתהליך, מאחר והוא נועד לאפשר לכם לבצע החלטות נכונות ומושכלות שאינן מתבצעות מתוך לחץ אלא מתוך רצון להתקדם הלאה. ניהול סיכונים נכון מבוסס על הערכות מצב בזמן אמת לצד יצירת שיתופי פעולה עם כלל הגורמים שעוסקים בפרויקט, באופן עקבי

 

 

שלב רביעי – האצלת סמכויות

כמנהלי פרויקט אתם לא יכולים לבצע את כל המשימות בעצמכם. תפקידו של המנהל הוא להאציל סמכויות ועם הזמן אף להרחיב אותן, בהתאם להתקדמות ועם שימת דגש על התאמה של כל עובד בהתאם לצרכים של הפרויקט. האצלת סמכויות נכונה יכולה לא רק להפחית את הלחץ שאתם חווים אלא גם ליצור תמהיל עבודה אפקטיבי שיוביל להשלמת הפרויקט בהתאם ללוחות זמנים, כאשר בחירה של עובדים לטובת הפרויקט צריכה להתבצע בהתאם לכישורים האישיים כמו גם לניסיון.

שלב חמישי – הערכת מצב

הערכת מצב היא שלב קריטי בתהליך של ניהול פרויקט. במסגרת הערכת המצב נדרש להוציא דוחות וכן לבחור את קצב ההתקדמות, כולל חריגות או אירועים שונים שעלולים לעכב את סיום הפרויקט או לפגוע ברמת האיכות שלו. אם מדובר בפרויקט ארוך טווח, רצוי לבצע את הערכת המצב אחת לרבעון ואילו מדובר בפרויקט קצר מועד, קבעו הערכת מצב במסגרת הפגישה עם הצוות אשר מנהל את הפרויקט, מתוך מטרה להוביל בסופו של דבר ליישור קו וכן הסקת מסקנות שאותן ניתן יהיה ליישם לטובת המשך הפרויקט.

שלב שישי – הסקת מסקנות

בהמשך לסעיף הקודם, בסיום הפרויקט מומלץ לבצע הסקת מסקנות עם תחומים לשיפור ותחומים לשימור. מכל פרויקט אפשר ללמוד, בוודאי כאשר מדובר בפרויקט מוצלח שהוביל לגידול בהכנסות כמו גם במספר הלקוחות. את המסקנות רשמו בצורה מסודרת והעבירו בתפוצה רחבה לכלל העובדים שהיו חלק מהפרויקט, מתוך מטרה ללמוד ולהשתפר עד פעם הבאה.

לסיכום

ניהול פרויקטים היא משימה לא פשוטה ומאתגרת מאוד. בשביל להוביל ליצירה של מערך אפקטיבי שיוביל בסופו של דבר לסיום הפרויקט לשביעות רצונם של כל הצדדים, עברו היטב על הטיפים אותם הצגנו לכם כאן, מתוך מטרה להוביל לניהול אפקטיבי, מדויק וקולע למטרה.

נגישות