אם גם אתם מנהלים עסק במדינת ישראל, אנחנו בטח לא צריכים לספר לכם עד כמה אתם עסוקים. בסופו של דבר המשימה היא פשוטה. לעבוד כמה שיותר ביעילות, להוציא כמה שפחות ולהגדיל כמה שרק ניתן את ההכנסות שלנו. ביום יום מדובר על עבודה סיזיפית שכולל פיתוח של המוצרים או השירותים שלנו, שיווק יעיל שלהם, ניהול מערך לקוחות מקצועי וכמובן ניהול חשבונאי מסודר ומאורגן וזוהי כבר עבודה בפני עצמה. בדיוק בגלל זה אין בעל עסק שלא היה שמח לעשות צעדים שמאפשרים מצד את אחד ייעול משמעותי של תהליכים בעסק ומצד שני עוזרים לחסוך לא מעט כסף מדי שנה. האירוניה היא שרבים כלל לא מודעים לאפשרות המצוינת של שירותי משרד במיקור חוץ, ובדיוק לשם כך נתכנסנו כאן היום. בואו ננסה להבין מה זה בכלל שירותי מיקור חוץ, למי זה מתאים, מה היתרונות של הדבר הזה ואיך מתחילים.
שירותי משרד במיקור חוץ – מה זה?
שירותי משרד זה משהו שכל עסק צריך שיהיה לו ברמה הבסיסית ביותר כבר מהיום הראשון שלו. אנחנו מדברים על דברים כמו תיאום פגישות יעיל, ניהול יומן משרדי שוטף ותזכורות, מענה טלפוני מהיר ומקצועי ללקוחות וכמובן שירותים מקיפים של הנהלת חשבונות. הדברים האלה לוקחים זמן וזמן כידוע שווה כסף. בעלי עסקים יודעים שככל שהעסק יגדל יהיה צורך להעסיק מזכירה, להכשיר מערך שירות לקוחות מקצועי, להקים מערך גבייה מסודר ומערך עבודה מול ספקים. הכול חייב להיות מסודר להפליא ולעבוד בתיאום מושלם, אחרת אפשר ללכת לגמרי לאיבוד. שירותי משרד במיקור חוץ זו בעצם דרך נהדרת לקבל את כל המערך הזה כשירות חיצוני. כלומר, חברה חיצונית מספקת לנו שירותי משרד מקיפים. כל השירותים השונים ניתנים על ידי אנשי מקצוע מוכשרים ומנוסים שעוברים את הפיקוח המחמיר של החברה. בואו נראה מה אפשר לקבל ולמה זה כל כך משתלם.
השירותים שניתן לקבל
סל שירותי המשרד במיקור חוץ שניתן לקבל הוא רחב למדי. בין היתר אנו מדברים על שירותים בסיסיים וחשובים כמו:
- מענה טלפוני: מענה הן ללקוחות והן לספקים. מענה מקצועי לכל מי שמנסה ליצור קשר עם העסק.
- ניהול ספקים: ניהול שוטף של מערך האספקה מול הספקים. ניהול הזמנות רכש, מעקב רכישות, ניהול תשלום ותיעוד עסקאות מקיף.
- מערך גבייה: מערך גבייה מסודר, מקצועי וממוחשב מול הלקוחות. עוזר לקדם תשלומים ולמנוע בעיות תזרים מזומנים לעסק.
- הנהלת חשבונות: שירותים חשובים ביותר הכוללים תיעוד כספי, הוצאת משכורות, התנהלות מול מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע״מ, הפקת דו״חות שנתיים ועוד.
כמובן שכל זה על הקצה המזלג וניתן למצוא שירותים רבים אחרים כמו שירותי הפצת הודעות, שירותי טלמרקטינג, אדמיניסטרציה ועוד.
מה היתרונות של זה?
ובכן, אפשר לראות שלושה יתרונות עיקריים:
- שירות מקצועי: אתם מקבלים אך ורק שירות של אנשי מקצוע מומחים בתחומם.
- חיסכון כספי: במקום לשלם לעובד שיעשה את העבודה כולל תשלום מיסים, ביטוח לאומי, פנסיה וכו׳ – נהנים מהוצאה מופחתת נטו על השירות שאנחנו מקבלים ולא מעבר שעל הדרך גם מוכרת לצרכי מס.
- התייעלות וחיסכון בזמן: בסופו של דבר, כשאתם מורידים מעצמכם את הנטל של משימות משרדיות ושמים אותו בידיים של אנשי מקצוע, אתם מפנים לעצמכם זמן יקר לפתח את העסק שלכם ולקטוף את הפירות.
בסופו של דבר, אם אתם מחפשים התייעלות והגדלת רווחים, שירותי משרד במיקור חוץ זה משהו שכדאי שתכירו.
